Condition de prestation de services – Ateliers


Booking dates

Once you have accepted your quote, your (micro)grant request has been confirmed, or once we have granted you access to free workshops, we kindly ask you to book your date at most within three weeks. Please consider that we have a limited number of places and that the longer you wait to book a date, the less time it will be possible for us to guarantee you a spot on the desired dates or even during the current school year.

Number of students and number of workshops

Our workshops are ideally suited for classes of up to 24 students. Please respect this, do not mix your classes, or invite other classes to your workshop. If your class has more than 24 students, a fee of $20 per additional student applies. However, please keep this number below 30 students.    

We ask schools to register for a minimum of 3 workshops.This recommendation is optional for online workshops but mandatory for workshops in class unless expressly agreed by us. 

Workshop conditions

We ask you to ensure that adequate conditions are available during the workshops. These conditions are of a general order to ensure respect towards our animators, the respect of the schedules granted, and your students' correct preparation.Similarly, the class must be equipped with the items or materials needed for the workshops as requested in in the letter explaining the workshop et rappelé dans le and recalled in the workshop preparation email sent at least one week in advance by us.

Note that if the conditions are not adequate, we cannot guarantee the proper conduct of the workshop. 

Adequate conditions for online workshops   

Make sure you have an excellent connection to the Internet and Zoom.

Ensure that the class has a computer connected to a projector and speakers. And project the EcoNova team onto the large screen connected to these speakers so that students can see and hear us.

Ensure all the conditions are met so EcoNova's team can exchange as directly and as efficiently as possible with the class during the workshop.

For our online workshops, your role is crucial: upstream with material preparation and during the workshop to ensure the discipline and participation of the students.

Adequate conditions for in-person workshops

Make sure that facilitators can show presentations and videos in your class. Please ensure the facilitators have an internet connection in your school and that the class has a projector and speakers.

Remember to keep a discipline and respectful atmosphere in class. In addition, you are responsible for your class, and you cannot leave during the workshop. 

We will add the cost of travel and the price of a stay (if necessary) to the workshop cost in your estimate. We can offer you up to four in-person workshops per day.

Rescheduling

Please note that to reschedule your workshop, you must send your request to EcoNova (info@econova.ca) as soon as possible and at least 72 hours before the scheduled workshop date and time.info@econova.ca) le plus tôt possible et au minimum 72h avant la date et l’heure de l’atelier programmé. En dessous de ce délai, nous ne serons pas en mesure de vous garantir un atelier pour l’année scolaire en cours. Vous pouvez reporter votre atelier qu’une fois. Un deuxième report sera considéré et traité comme une « annulation ».

EcoNova s’oblige de la même manière à communiquer avec vous le plus tôt possible et au minimum avant 72h avant votre atelier en cas de report de notre part. 

Annulation

Pour annuler votre atelier, vous devez adresser votre demande à EcoNova (info@econova.ca) le plus tôt possible et au minimum 72h avant la date et l’heure de l’atelier programmé. 

Si vous avez déjà reçu votre matériel, vous pouvez uniquement reporter votre atelier (ou choisir un nouveau sans matériel) pour l’année scolaire en cours. 

Aucun remboursement ne sera offert. Si vous décidez tout de même d’annuler votre atelier, EcoNova vous adressera un crédit à utiliser dans un délai maximum des deux années scolaires consécutives.

Veuillez noter que la possibilité d’annulation est uniquement ouverte pour les ateliers payants. Les ateliers dont vous bénéficiez gratuitement ne peuvent qu’être reportés et en cas d’impossibilité, ils seront perdus sauf force majeure. 

EcoNova s’oblige de la même manière à communiquer avec vous le plus tôt possible et au minimum avant 72h avant votre atelier en cas d’annulation de notre part. 

Non présentation

Veuillez noter qu’en cas de non-présentation à un ou plusieurs ateliers programmés, si l’atelier vous est offert gratuitement, vous perdrez votre droit à celui-ci. En cas de non-présentation à l’atelier programmé, si votre atelier est payant, les montants resteront dû par l’école ou le conseil scolaire sans obligation d’EcoNova de reprogrammer l’atelier.

Tout report ou annulation intervenue à moins de 72h de la date et l’heure de l’atelier sera considéré et traité comme une « non-présentation ».

De même, si les conditions pour les ateliers ne sont pas garanties comme énoncés au point 3 Workshop conditions, et qu’ECONOVA n’est pas en mesure de garantir la tenue correcte de l’atelier, l’atelier sera considéré et traité comme un cas de « non-présentation ».

Cas de force majeure

Nous comprenons que des cas de force majeure peuvent se présenter – tel que par exemple désastre naturel, événement météorologique extrême, maladie, pandémie ou toute cause pouvant être imprévisible, irrésistible et hors de votre contrôle – vous empêchant de reporter à temps votre atelier ou vous présenter à votre atelier, nous ferons de notre mieux pour vous proposer une nouvelle date et heure pour que votre atelier ait lieu pendant l’année scolaire en cours de préférence, sinon l’année scolaire suivante.

Délais de paiement

Veuillez noter que vous avez un délai maximum de 15 jours pour régler votre facture une fois reçue.

Retour du matériel

Pour certains de nos ateliers vous recevez du matériel de prêt, vous devez donc nous retourner le matériel dans un parfait état selon nos indications soit après l’atelier, soit à la fin de l’année scolaire. En cas de doute, adressez-nous un courriel à info@econova.ca

Respect des données personnelles, de la vie privée et de l’image des participants

ECONOVA s’engage à ne pas divulguer, ni vendre des données personnelles, ni prendre des images ou vidéos des participants à ses ateliers ou à ses formations sans autorisation. Cependant, des images ou des vidéos sont nécessaires notamment dans le cadre des micro-subventions dont c’est une obligation. Nous vous prions dans ce cas de nous indiquer quels élèves ne doivent pas apparaître dans les photos ou vidéos et/ou bien prendre de photos et vidéos par vous-même puis nous les partager afin de pouvoir exécuter notre mission et vous faire bénéficier de ces ateliers gratuits.

en_CAEnglish (Canada)